Ignatiushuis

Privacyverklaring

Zo gaan we met uw gegevens om

Lees verder

1. Waarom en op basis waarvan wij persoonsgegevens verwerken

Wij verwerken uw persoonsgegevens uitsluitend voor welbepaalde doeleinden en koppelen hier telkens een geldige wettelijke grondslag aan:

  1. Deelname aan fysieke en pastorale activiteiten en ons aanbod (Nederland en Vlaanderen):

    • Grondslag: Uitvoering van de overeenkomst.

    • Toelichting: Om uw inschrijving, deelname, praktische communicatie en eventuele facturatie van retraites, cursussen en bijeenkomsten uit te voeren.

    • Digitaal aanbod: Voor onze digitale initiatieven verwijzen wij tevens naar de specifieke privacyverklaringen op de betreffende websites ( www.biddenonderweg.org en www.ignatiaansbidden.org).

  2. Versturen van nieuwsbrieven, bezinningen en uitnodigingen:

    • Grondslag: Toestemming.

    • Toelichting: Wij informeren u uitsluitend na uw expliciete aanmelding. U kunt deze toestemming te allen tijde met één klik via de afmeldlink in elke e-mail weer intrekken.

  3. Afstemming van vraag en aanbod & interne evaluatie:

    • Grondslag: Gerechtvaardigd belang.

    • Toelichting: Om te beoordelen of ons programma aansluit bij de behoeften van deelnemers en om de kwaliteit van onze programma's te waarborgen en te verbeteren.

  4. Verwerking van medische gegevens en dieetwensen:

    • Grondslag: Uitdrukkelijke toestemming (art. 9 lid 2 sub a AVG).

    • Toelichting: Indien relevant voor verblijf, fysieke toegankelijkheid of pastorale/geestelijke begeleiding, verwerken wij deze gegevens uitsluitend wanneer u deze vrijwillig en met uitdrukkelijke instemming aan ons verstrekt.

2. Welke persoonsgegevens verzamelen wij?

Voor de hierboven genoemde doeleinden kunnen wij zowel digitaal als op papier de volgende categorieën gegevens verwerken:

  • Identiteits- en contactgegevens: Voornaam, achternaam, adres, telefoonnummer, e-mailadres.

  • Financiële gegevens: Bankrekeningnummer (IBAN) en betalingsstatus (uitsluitend bij betaalde activiteiten).

  • Persoonlijke kenmerken: Geslacht, geboortedatum, nationaliteit en door u verstrekte achtergrond/motivatie voor deelname.

  • Bijzondere gegevens: Eventuele medische indicaties, dieetwensen of mobiliteitsbeperkingen die noodzakelijk zijn voor een veilige en passende begeleiding en verblijf.

De verzamelde persoonsgegevens worden niet gebruikt voor automatische besluitvorming of profilering.

3. Verstrekking aan derden (verwerkers en partners)

Wij verkopen uw gegevens nooit aan derden. Wij delen persoonsgegevens uitsluitend indien dit noodzakelijk is voor de uitvoering van onze overeenkomst met u of om te voldoen aan een wettelijke verplichting:

  • Samenwerkingspartners: In het kader van gezamenlijke activiteiten of retraites (zoals met de Oude Abdij in Drongen) delen we uitsluitend de voor de organisatie strikt noodzakelijke gegevens.

  • Dienstverleners / Verwerkers: Wij maken gebruik van gespecialiseerde externe partijen voor:

    • De hosting en verspreiding van elektronische nieuwsbrieven;

    • Het online inschrijf- en betalingssysteem;

    • Beveiligde cloudopslag en e-maildiensten.

Met al deze partijen zijn verwerkersovereenkomsten gesloten die contractueel waarborgen dat uw gegevens vertrouwelijk en conform de AVG worden beveiligd. Gegevens worden opgeslagen binnen de Europese Economische Ruimte (EER) of onder passende waarborgen (zoals EU-standaardcontractbepalingen).

4. Bewaartermijnen

Wij bewaren uw gegevens niet langer dan strikt noodzakelijk voor het doel waarvoor ze zijn verkregen:

  • Financiële en facturatiegegevens: 7 jaar (conform de wettelijke fiscale bewaarplicht).

  • Deelnemersadministratie (inschrijvingen en contacthistorie): Maximaal 2 jaar na afronding van de activiteit, waarna de gegevens worden verwijderd of geanonimiseerd voor statistische doeleinden.

  • Medische en pastorale bijzonderheden: Worden direct na afloop van de activiteit of het begeleidingstraject definitief vernietigd.

  • Nieuwsbriefabonnees: Tot het moment dat u zich uitschrijft of uw toestemming intrekt.

5. Beveiliging van uw persoonsgegevens

  • Het Ignatiushuis neemt passende technische en organisatorische maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang en ongewenste openbaarmaking tegen te gaan:

    • Systemen & servers: Gegevens worden bewaard op beveiligde servers achter actuele firewalls en voorzien van authenticatie- en wachtwoordbeleid.

    • Encryptie & back-ups: Systemen worden periodiek geback-upt en waar passend voorzien van versleuteling (encryptie).

    • Geheimhouding: Alle medewerkers en vrijwilligers die namens ons kennisnemen van gegevens hebben een geheimhoudingsplicht ondertekend of zijn gebonden aan ambts-/beroepsgeheim.

    • Papieren dossiers: Fysieke documenten bevinden zich in afgesloten ruimtes/kasten. Overtollige documenten worden via een professionele papierversnipperaar vernietigd.

    • Beleidsevaluatie: Onze beveiligingsmaatregelen worden regelmatig geëvalueerd en bijgesteld.

6. Uw rechten

Onder de AVG beschikt u over diverse privacyrechten:

  • Inzage, correctie en verwijdering: U heeft het recht te weten welke persoonsgegevens wij verwerken en kunt ons verzoeken deze te verbeteren of te wissen.

  • Beperking van de verwerking: U kunt verzoeken de verwerking tijdelijk stop te zetten (bijvoorbeeld zolang een correctieverzoek loopt).

  • Bezwaar: U heeft het recht bezwaar te maken tegen verwerkingen die gebaseerd zijn op ons 'gerechtvaardigd belang'.

  • Gegevensoverdraagbaarheid (dataportabiliteit): U heeft het recht om gegevens die u digitaal aan ons heeft verstrekt op basis van toestemming of overeenkomst, in een gestructureerd formaat op te vragen.

  • Intrekken van toestemming: Waar verwerking berust op uw toestemming (zoals de nieuwsbrief of medische gegevens), kunt u deze op elk gewenst moment intrekken.

Identiteitscontrole bij verzoeken:

Om misbruik te voorkomen, kunnen wij bij gegronde twijfel over uw identiteit vragen om nadere verificatie. Mocht er in uitzonderlijke situaties worden gevraagd naar een kopie van uw identiteitsbewijs, verzoeken wij u dringend om uw pasfoto, de MRZ (strook met nummers onderaan), het paspoort-/ID-nummer en uw BSN (Nederland) of rijksregisternummer (België) onleesbaar te maken.

7. Klachten en toezichthouders

Heeft u een vraag of klacht over de wijze waarop wij met uw persoonsgegevens omgaan? Neem dan eerst contact op met onze contactpersoon privacy (Glenn ter Veer). Wij zoeken graag samen met u naar een passende oplossing.

Daarnaast heeft u het recht om een klacht in te dienen bij de bevoegde toezichthoudende autoriteit in uw land:

8. Wijzigingen in deze privacyverklaring

Het Ignatiushuis behoudt zich het recht voor deze privacyverklaring aan te passen indien wetgeving of onze processen daartoe aanleiding geven. Belangrijke wijzigingen worden tijdig aangekondigd op onze website: www.ignatiushuis.org.

Oudere versies van onze verklaring worden gearchiveerd en kunnen op verzoek per e-mail worden ingezien.